Wat is een KAM-systeem en hoe zet je dit op?

Een KAM systeem is een managementsysteem waar alles rond Kwaliteit, Arbo en Milieu in staat. Dit systeem helpt het management om de organisatie te verbeteren en te sturen. Als KAM-coördinator (of: QHSE-manager) ben je verantwoordelijk voor het onderhoud van dit systeem.

Maar wat is het nut van een KAM-systeem? Wie werken ermee? En hoe zet je zo’n systeem op? Dat lees je hier.

Wat is het nut van een KAM-systeem?

In een managementsysteem leg je afspraken vast. Dat geldt ook voor het KAM-systeem. Maar het KAM-systeem heeft meer functies. De belangrijkste functie is om een organisatie goed te kunnen managen, te sturen. Het geeft antwoord op vragen als:

• Waar liggen risico’s en kansen?
• Wat is de identiteit van de organisatie, de visie en missie?
• Waar wil je naartoe?
• Wat zijn de toekomstige verwachtingen en de invloeden van buitenaf,
• wat zijn de marktontwikkelingen en technische ontwikkelingen? 
• Hoe lopen processen in de organisatie?

Dit soort zaken maak je met het KAM-systeem inzichtelijk. Met de informatie kun je processen optimaliseren. En kan het management keuzes maken. Daarnaast kun je met behulp van het KAM-systeem aantonen dat jullie organisatie voldoet aan wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld rond Arbo & Milieu.

De voordelen van een KAM-systeem

Een KAM-systeem levert veel op, bijvoorbeeld:

• Duidelijkheid & helderheid. Iedereen in de organisatie werkt op dezelfde manier, en vanuit hetzelfde uitgangspunt.
• Het voorkomt miscommunicatie. Je denkt van tevoren na over risico’s en kansen. Hier kun je de processen op afstemmen.
• Kosten besparen en kosten voorkomen. Bij audits doe je ontdekkingen die onnodig tijd, energie en geld kosten. Bijvoorbeeld:
  • Twee collega’s blijken hetzelfde werk te doen.
  • De collega die altijd akkoord moet geven, er bijna nooit is.
• Klaar voor groei. Bijvoorbeeld bij een aanbesteding. Met een KAM-systeem heb je alles op orde. Overal is over nagedacht. Dat maakt je klaar voor groei.
• Wet- en regelgeving. In het KAM-systeem breng je in kaart welke wet- en regelgeving op jullie van toepassing is.

Is het systeem goed ingericht? Dan kun je met interne audits checken of alles klopt. En jullie doeltreffend werken.

Moet je alles uitschrijven in een KAM-systeem?

Nee, gelukkig niet! Trainer Monique Moraal geeft de Implementatietraining ISO 9001 en is hier heel duidelijk in.

‘Waar voorheen veel moest worden vastgelegd, is dat nu gelukkig anders. Veel softwarepakketten communiceren met elkaar. Dat zijn vaak hele processen. Voor het kwaliteitssysteem hoef je deze processen niet uit te schrijven. Want met het geautomatiseerde systeem kun je laten zien wat er gebeurt.’

Wie werkt met het KAM-systeem?

Als KAM-coördinator ben jij verantwoordelijk voor het KAM-Systeem. En daar heb je hulp van je collega’s nodig. Allereerst van het management. Bij hen begint kwaliteitsbewustzijn. Door te laten zien dat zij bezig te zijn met vragen als: ‘Wat gaat er goed?’ en ‘Wat kunnen we verbeteren?’

Praat erover

De mensen op de werkvloer maken waar de klant om vraagt. Zorg dus dat medewerkers begrijpen wat kwaliteitsbewustzijn inhoudt. Heb het er met elkaar over, zeker op de werkvloer. Neem het onderwerp mee in afdelingsoverleg en teamoverleg. Is een audit geweest? Laat weten wat hieruit kwam, en bedenk samen oplossingen.

Onderdeel van onboarding

Neem het KAM-systeem ook mee in de onboarding van nieuwe medewerkers. Verwerkt het In het bedrijfsregelement, het persooneelshandboek, de veiligheidsinstructies en het KAM-handboek. Maak het goed leesbaar zodat het voor iedereen te begrijpen is.

Een KAM-systeem opzetten

De onderdelen van een KAM-systeem

Het belangrijkste van een goed KAM-systeem is dat het aansluit bij jullie doelstellingen van jullie organisatie, ook als die veranderen.

De afbeelding hieronder is een mooie samenvatting van het KAM-systeem:

Zoals je in de afbeelding ziet, bestaat het KAM-Systeem uit een heel aantal onderdelen. Hierbij staat de context van de organisatie voorop. Dat houdt in:

• Wat zijn de doelstellingen?
• Wat zijn de behoeften en verwachtingen?
• Hoe passen we het KAM-systeem toe?

Vanuit deze basis ontstaat een continu proces. Van bijsturen, beheersen en verbeteren.

KAM modellen

Als je aan de slag gaat met KAM kun je diverse managementmodellen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan:

• De SWOT-analyse
• Het Business Model Canvas
• het 5-krachtenmodel van Porter
• DEDSTEP-analyse
• Diverse risicoanalysemodellen voor Arbo-management. 

Welk model je het toepast is afhankelijk van jouw type organisatie. Maar ook van jullie focus en doelstellingen.

Er is dus niet één ideaal KAM model. We tippen je graag het boek Business- & Managementmodellen van Marijn Mulders. In dit boek staan verschillende KAM-modellen. Zo ontdek je zelf welk model het beste aansluit bij jullie organisatiedoelstellingen.

Goed om te weten: volg je de KAM coördinator opleiding of QHSE-opleiding bij V-Kam Education, leer je over de verschillende KAM-modellen én krijg je dit boek. 

Het KAM-systeem onderhouden

Alles wat impact heeft op de organisatie, heeft impact op het KAM-systeem. Dat betekent dat het KAM-systeem niet statisch is. Het wordt continu bijgewerkt.

Stel; jullie gaan een nieuw product verkopen. Dan heeft dat effect op de processen die er zijn, en op de inkoop. Misschien groeit de organisatie hard, en komt er een afdeling met een afdelingsmanager bij. Dat levert vragen op als:

• Welke processen moeten beschreven worden?
• Welke documenten zijn nodig?
• Wat zijn de risico’s? En hoe kunnen we die beheersen?
• Past het nieuwe product binnen ons milieubeleid?
• Zijn de grondstoffen milieuvriendelijk genoeg? Zijn er alternatieven?
• Zijn er wettelijke regels waar we aan moeten voldoen?

Al dit soort zaken en antwoorden neem je mee in het KAM-systeem.

Externe veranderingen

Er zijn meer zaken die effect hebben op het KAM-systeem. Denk aan veranderde eisen van klanten. Of dingen die extern spelen. Alle veranderingen en wijzigingen binnen of buiten je organisatie houd je in de gaten als KAM-coördinator. Moet een proces worden aangepast? Moeten er nieuwe documenten toegevoegd worden? En geïmplementeerd?

Onderhouden van het KAM-systeem doe je samen

Als KAM-manager onderhoud je dit systeem dus. Daarbij heb je input nodig van anderen. Van de afdeling inkoop krijg je bijvoorbeeld de jaarlijkse leveranciersbeoordeling. De hele organisatie denkt en werkt mee om jullie product of dienst continu te kunnen verbeteren.

Wanneer je het KAM-systeem goed onderhoudt, kun je bij een audit laten zien dat het actueel is. En dat jullie voldoen aan de nieuwste eisen. Van zowel de organisatie, je stakeholders en vanuit de wetgeving.

Wat houd je bij in het KAM-systeem?

Zoals gezegd is een KAM-systeem niet statisch. Het moet onderhouden worden. Dat houdt onder meer in:

• Documentatie actueel houden.
• Audits plannen, uitvoeren en rapporteren
• Het doen van periodieke managementreviews
• Klanttevredenheidanalyses uit (laten) voeren
• Veranderingen in wet- en regelgeving verwerken
• Leveranciersbeoordeling (laten) doen
• Jaarlijkse doelstellingen bepalen & evalueren
• Communiceren met belanghebbenden

Software voor KAM-systeem

Software voor een KAM-Managementsysteem is handig. Een online systeem, waar iedereen bij kan als dat nodig is. Deze drie softwarepakketten werden in onze KAM-Klankbordgroep genoemd: 

1. ManualMaster
2. Scienta
3. Infoland

De KAM-coördinator functie

Als KAM-coördinator ben je continue bezig met het verbeteren van de organisatie, en het dagelijkse werkproces. Jij vertaalt KAM naar concrete acties op de werkvloer. En houdt het KAM-systeem up-to-date. Met alle informatie uit het KAM-systeem adviseer je het management. En je bent hun sparringpartner. Kortom: een KAM-coördinator is een must voor elk bedrijf!

Ook KAM-coördinator worden?

Wil jij als KAM-coördinator aan de slag in jouw organisatie? En zoek een opleiding die jou hiervoor klaarstoomt? Bekijk dan onze praktijkgerichte KAM-Coördinator Opleiding. In 11 lesdagen leiden wij je op tot KAM-professional!