Thuiswerken, hoe houd je het veilig?

Zo veel mogelijk thuiswerken, is de boodschap van het kabinet aan Nederland in deze crisistijd. Maar hoe houd je als werkgever de veiligheid van je werknemers in acht, wanneer deze lastiger te controleren is? En wie is er de eindverantwoordelijk voor de veiligheid van ‘thuiswerkers’?

In het gratis webinar van V-Kam Education – gegeven door trainer Antoine Span – word je meegenomen in het onderwerp ‘Arbo & preventie in crisistijd’.

Volgens Antoine zijn er op dit moment verschillende problemen waar we als werkgever tegenaan lopen. Zo is er onder andere sprake van een verminderd toezicht, is er een verlaagde productiviteit van de medewerkers en zijn er financiële onzekerheden. Er zijn veel vragen, maar wie heeft de antwoorden? Als eerste is het van belang om je te realiseren dat de Arbowet van toepassing blijft. In het webinar wordt hier uitvoerig over gesproken, maar in dit artikel zoomen we in op het gebied ‘thuiswerken’. Want hoe controleer je als werkgever nou of de medewerkers nog ‘veilig werken’ en zich – ook thuis – houden aan de Arbowet? In dit artikel beantwoorden wij drie belangrijke vragen rondom thuiswerken in crisistijd.

Medewerkers wel of niet verplichten om thuis te werken?

Er zijn mensen die zich afvragen hoe ze het advies van de minister-president moeten interpreteren. Betekent ‘blijf zoveel mogelijk thuis’, dat je wel naar je werk mag als je liever niet thuis werkt of moét je thuisblijven? Het antwoord is simpel: Als je thuis kan werken, moet je thuiswerken. Als werkgever krijg je te maken met medewerkers die toch naar hun werkplek blijven komen en liever niet thuiswerken, omdat ze zich daar bijvoorbeeld niet kunnen concentreren. Het is goed om te weten dat je als werkgever de werknemer mag verplichten thuis te blijven. Tegelijkertijd mag je het aantal bhv’ers dat nodig is op de werkvloer verplichten om naar het werk te komen, ook al blijven ze misschien liever thuis. Want: de Arbowet blijft ook in crisistijd gelden.

Is de werkgever verantwoordelijk voor de thuiswerkplek van de medewerker?

In 2016 is er een nieuwe wet het leven in geroepen, om het thuiswerken te bevorderen: ‘wet flexibel werken’. Heb jij met je werknemers een harde afspraak gemaakt rond thuiswerken – denk bijvoorbeeld aan een afspraak op papier waar staat beschreven dat de medewerker twee dagen per week thuis mag werken – dan ben jij als werkgever verantwoordelijk voor een formele en veilige werkplek. Maar ook in deze tijd is de werkgever in bepaalde mate verantwoordelijk voor een werkplek die ergonomisch juist is ingericht. Of dit in korte tijd allemaal gaat lukken? Antoine denkt van niet. Maar hij heeft wel een aantal tips:

• Zorg als werkgever voor losse toetsenborden en muizen. Wie dit betalen moet? Daar kun je over discussiëren, maar het is verstandig om als werkgever hier op dit moment gewoon aan toe te geven.
• Iedereen een fatsoenlijke ‘NEN-stoel’ bezorgen, gaat op dit moment niet lukken. Maar wat kun je wel doen? De stoelen van de werkplek naar het huis van de werknemer verplaatsen! Zorg er in ieder geval voor dat mensen niet vanaf een krukje werken, maar een goede zithouding kunnen aannemen.
• Zorg voor goede headsets of oortjes. Ook deze kun je – tijdelijk- van de werkplek meenemen.
• Wees realistisch en gebruik je gezond verstand. Een honderd procent perfecte werkplek is op dit moment niet haalbaar, maar wees creatief!

Hoe houd ik mijn medewerkers betrokken?

Er is meer stress op de werkvloer, er heerst financiële onzekerheid en er is een verminderde productiviteit van de medewerkers. Het is volgens Antoine niet verstandig om hier als werkgever de nadruk op te leggen, omdat dit de productiviteit alleen maar zal verminderen. Wat je dan wel kunt doen als werkgever, om ervoor te zorgen dat de medewerkers zich iets gemotiveerder gaan voelen?

• Eis niet het onderste uit de kan en ga uit van de eerlijkheid van je medewerkers.
• Zorg ervoor dat je medewerkers op een vast moment ‘digitaal samenkomen’. Het beloont om ook even over andere dingen te praten, dan alleen maar over werk. Organiseer bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag een digitale borrel.
• Moeten er een aantal medewerkers verplicht aanwezig zijn op de werkvloer? Zorg dan dat je hierin rouleert, zodat al je medewerkers de mogelijkheid hebben om weer even op kantoor te zijn.
• Informeer regelmatig naar de gemoedstoestand van je medewerkers, zodat iedereen zich betrokken blijft voelen.
• Heb begrip, maar stel grenzen. Moedig je medewerkers aan om tijdens te lunch te gaan wandelen of een balletje te trappen met de kinderen. Geef mensen hier de ruimte voor.
• Stimuleer samenwerken via videoprogramma’s als Zoom of Microsoft Teams.
• Medewerkers aanwezig op de werkvloer? Laat hen dan samen besluiten op welke manier ze de 1,5 meter afstand het beste in acht kunnen nemen. Sta achter hun oplossing, dan weet je zeker dat het ook wordt opgevolgd.

Samen tot het beste resultaat

De 1,5 meter economie, thuiswerken op een paar vierkante meter of met het hele gezin om je heen. Het is niet makkelijk. Heb begrip voor elkaars situatie en gun elkaar de ruimte. Heb vertrouwen in je medewerkers en blijf contact zoeken, door bijvoorbeeld te videobellen. Samen kom je uiteindelijk tot het beste resultaat!

Meer weten?
Het gratis webinar ‘Arbo & preventie in crisistijd’ is hieronder terug te kijken.