Kwaliteitsmanagement in crisistijd volgens de OODA-loop

Kwaliteitsmanagement in tijden van crisis: een periode om te laten zien dat Kwaliteitsmanagement geen ondergeschoven kindje is, maar veel waarde kan toevoegen –vooral-  in tijden zoals deze. Welk model werkt het beste voor jouw organisatie en welke tools kun je hiervoor gebruiken?  Tijdens het webinar ‘Kwaliteitsmanagement in crisistijd’ neemt Tiemen van der Worp je mee naar het model dat volgens hem het beste werkt – crisis of niet.

Oriënteren en observeren

Als we werken volgens de HLS-structure, stelt Tiemen, wordt er van ons gevraagd om de organisatie-context te analyseren. We hebben het dan over het oriënteren en observeren van de interactie tussen je eigen organisatie en de externe ontwikkelingen die er op dat moment gaande zijn.

Het monitoren en beoordelen van de organisatiecontext is een eis van de High Level Structure. Hier gebruiken we meestal de plan-do-check-act – cycle voor, maar daar kleeft volgens Tiemen een groot nadeel aan: “Voordat je überhaupt kunt plannen, moet je tijd nemen om te oriënteren en observeren, zodat je een goede beslissing kunt maken. Hier gebruik ik het OODA-loop model voor.”

OODA-loop

De OODA-loop, voor wie het nog niet kent, is bedacht door John Boyd. Het staat voor observeren, oriënteren, rekening houden met culturele aspecten, voorgaande ervaringen en het erfgoed (DNA bedrijfscultuur, de werking van de marktcultuur).

Door de nieuwe info te analyseren, kom je tot de beste beslissing en kun je actie ondernemen. Want, zegt Tiemen: “Met een crisis heb je meer dan ooit behoefte aan extra informatie. Ook al heb je het idee dat direct actie ondernemen de beste oplossing is, zul je toch de tijd moeten nemen om te observeren en oriënteren.”

Tools en tricks

Wat je hiervoor nodig hebt? Een multidisciplinair team. “Je wordt door jezelf en je eigen grenzen in kennis beperkt. Door meerdere disciplines en cultuurdragers bij je bedrijf te betrekken, worden er meer kritische vragen gesteld. Wat je bedrijf uiteindelijk alleen maar beter kan maken.” Daarnaast geeft Tiemen nog een aantal tools, om de OODA-loop mee door te lopen.

1. Het Business Model Canvas

Het model is gericht op de interne organisatie, middelen (medewerkers) en leveranciers. Een groot tafellaken, die is onderverdeeld in kwadranten. Met de directie en een multidisciplinair team vul je het canvas in:

• Keypartners: Waarom zijn dit je belangrijkste partners?
• Kernactiviteiten:  Hetgene dat je in tijden van crisis altijd overeind zou moeten houden.
• De middelen die je daarvoor nodig hebt.
• De waarde die jij biedt aan klanten.
• De relaties die je hebt binnen je klantenkring
• De kanalen die jij gebruikt om je product aan te bieden
• Je klantsegmenten(hoe ziet je markt eruit?)
• Je kostenstructuur en opbrengststromen.

2. Heb je het Business Model Canvas ingevuld, dan is het tijd om hier externe kwadranten aan toe te voegen. Hoe zit je bedrijf in elkaar, wat voor structuur heeft het en hoe gaat de ‘boze buitenwereld’ dat beïnvloeden. Je vult de ontwikkelingen in voor de onderwerpen:

• Technologie
• Markt
• Politiek (wet- en regelgeving, maar ook maatschappelijke discussies)
• Economie en demografie

De SWOT analyse

Heb je alles in kaart gebracht, dan gebruik je de SWOT-analyse om een specifiek thema te analyseren. Neem hiervoor een kleine brainstormsessie: wat zijn de sterke en zwakke kanten van dit thema, waar zie je kansen en waar zie je bedreigingen. Door je af te vragen wie je stakeholders zijn en het effect op je stakeholders duidelijk te communiceren,  sta je als bedrijf veel sterker in je schoenen.

Impact analyse

Tijd om je ontwikkelingen visueel te maken! Een traditioneel model, met een grote waarde. Tip: in tijden van crisis is het handig om de termijnen van je impact-analyse iets in te korten: kijk naar het effect op een periode korter dan een week, maand en drie maanden.

Heb je alle stappen doorlopen? Dan is het tijd om terug te keren naar de kern. Welke veranderingen moet je doorvoeren om tot het gewenste resultaat te komen? Waar gaat het je raken en wat voor consequenties heeft het op je bedrijfsvoering?

Waar werk jij mee?

In bovenstaande afbeelding zien we dat meer dan de helft van de (live) deelnemers tijdens het webinar al werken met een stakeholder –analyse. Ook de SWOT-analyse is onder de deelnemers al vrij bekend, maar het Business Canvas Model wordt nog maar door één van de deelnemers gebruikt.

Tiemen legt uit waarom het Business Canvas Model een goede toevoeging zou zijn – zowel in rustige tijden als in crisis. “Houd je alles goed bij en vul je de modellen volledig (en op tijd) in, dan onstaat er een dynamische cyclus. Op deze manier kan er bij tussentijdse wijzigingen snel geschakeld worden. In tijden van crisis, maar ook in rustig vaarwater. Wel handig: een koppeling maken met het management review. Dat is echt aan te bevelen!”

Meer weten? Het gratis webinar ‘Kwaliteitsmanagement in crisistijd’ is hieronder terug te kijken.