Auditen in crisistijd: hoe doe je dat?

1 mei 2020

Dat we zoveel mogelijk moeten thuiswerken in deze crisistijd, is voor iedereen duidelijk. Maar een audit vanuit huis: is dat wel efficiënt? Hoe toets je een auditee, wanneer je diegene niet eens in zijn of haar ogen kan kijken? In het gratis webinar van V-Kam Education – gegeven door trainer Monique Moraal- word je meegenomen in het onderwerp ‘Auditen in ciristijd’.

Volgens Monique zijn er nog diverse mogelijkheden om ervoor te zorgen dat je toch kunt auditen, al is het even anders dan anders. In dit artikel bespreken we dan ook deze verschillende mogelijkheden en zoomen we daarbij in op de interne audits. Deze tijd vraagt ons volgens Monique vooral om nu naar de kansen te kijken, want die zijn er genoeg!

Auditplanning

Als eerste is het belangrijk om te kijken naar de planning van je interne audits. Kun je de onderwerpen die op je planning staan ook aanpassen voor de komende periode? Maak een prioriteitenlijstje. Pak eerst de processen met een hoog risico aan.  Audits waarbij het bijvoorbeeld van belang is om iemand in de ogen aan te kunnen kijken – face to face – kun je wellicht doorschuiven naar het einde van het jaar. Wel is het van belang om te controleren of hier geen risico’s door ontstaan.

Risico’s van nu: thuiswerken

Maak vervolgens een nieuw auditplan op basis van de risico’s van nu.

  • Welke schade is er?
  • Welke audits hadden je nog moeten doen?
  • Zijn er onderwerpen die je nu kunt belichten?
  • Kunnen de audits op een andere manier worden uitgevoerd?
  • Welke hulpmiddelen kun je hierbij gebruiken?

Daarnaast kun je de planning van je audit aanpassen op de vraagstelling: ‘Wat zijn de risico’s van thuiswerken?’ Door het thuiswerken ontstaat er een afwijking ten opzichte van je ‘normale’ proces. Denk hierbij niet aan ‘Management of change’ maar zorg voor een oorzaakanalyse en beoordeel of er extra risico’s zijn bijgekomen. Zoom daarop in. Hiermee laat je ook aan de CI-instellingen zien dat je op een goede manier omgaat met de wijzigingen.

Vergeet daarbij de kansen niet. Waarderende audits zijn een mooi middel om de auditee te vragen naar de positieve kant van thuiswerken.

Hulpmiddelen bij auditen in crisistijd

Oké, je hebt de auditplanning omgegooid en je hebt een prioriteitenlijstje opgesteld. Bedrijven zullen je vragen audits uit te stellen of over te slaan. Je kunt natuurlijk een afwijkend proces beschrijven, waarbij je je bezighoudt met kwaliteitsborging en inzoomt op continue verbetering. Zolang je dit op een goede manier kunt verantwoorden. Maar dit werkt niet voor elk proces. Welke hulpmiddelen kun je gebruiken voor je audits in deze crisistijd?

  • Videobellen
  • Inlezen van werkdocumenten
  • Documenten delen via share of mail
  • Je mobiel gebruiken om videobeelden live te laten zien (laat bijvoorbeeld een voorman of procesoperator de situatie filmen, maar plan dan wel van tevoren wat je wilt zien > zijn de nooduitgangen vrij, hoeveel brandblussers zijn er, etc.)
  • Telefonisch (bedenk dan wel of dit bij het proces past dat je gaat auditen. Bij managementprocessen kan dit bijvoorbeeld prima).
  • Of toch ter plaatse, maar volgens de richtlijnen van het RIVM.

Audit op afstand plannen

Heb je gekozen voor een audit op afstand, dan is het belangrijk om deze goed te plannen. Ga je videobellen? Zorg er dan voor dat iedereen op de hoogte is van het programma dat je daarvoor gebruikt. Check of de auditee ook ervaring heeft met het gekozen programma. Waar je ook op kunt letten:

  • Bedenk je vragen van tevoren en houd het doel van je audit goed voor ogen
  • Sta stil bij vragen die spelen door de nieuwe situatie: thuiswerken. Wat zijn de nieuwe risico’s van ‘remote’ werken? Zijn er ook kansen? En hoe zit het met de databeveiliging?
  • Deel bij een uitgebreid proces je sessie op in twee delen, zodat iedereen gefocust blijft. Een zoomsessie van 9 tot 5 is voor niemand wenselijk.
  • Mis je interactie? Bedenk dan dat het belangrijk is om iedereen op zijn gemak te stellen en sta even stil bij de situatie. Hoe gaat het thuiswerken op dit moment?
  • Is de non-verbale communicatie met videobellen minder goed zichtbaar? Stel meer verdiepende/ verifiërende vragen. ‘Hoe zit je erin? Hoe bedoel je dit? Snap je dit?’
  • Wat heb je nodig om goed thuis te werken, zijn je middelen voldoende ?

Audit op locatie

Nog steeds auditen op locatie of op kantoor? Dat kan, als je de richtlijnen van het RIVM maar in acht neemt. Het is dus belangrijk om een plek te organiseren waarbij er veel loopruimte is, zodat iedereen anderhalf meter afstand kan houden. Ook hier heeft Monique een aantal tips voor:

  • Zorg voor een grote vergadertafel, zodat de afstand gewaarborgd blijft.
  • Wil je bewijslast zien? Vraag dan om screenshots, deze kunnen vervolgens via de mail verstuurd worden
  • Of vraag de auditee om even aan de kant te gaan, zodat je zelf een kijkje kunt nemen op zijn of haar laptop.
  • Vergeet ook vooral niet je handen te wassen na afloop!

Kansen

Het is een tijd van nieuwe risico’s, gewijzigde audits, maar ook vooral van nieuwe kansen. Op dit moment kunnen niet alle audits doorgaan, maar heb je misschien wel ruimte om onderwerpen te auditen waar je normaal gesproken minder aandacht aan geeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het controleren van de verbeterpunten van vorige audits. Zijn deze opgepakt, werkt ons verbeterplan? Plan – do – act – check. Wees ook bij het auditen creatief! 

Meer weten?
Het gratis webinar ‘Auditen in crisistijd’ is hieronder terug te kijken.

Download de presentatie

Download e-book "De 12 gouden interne audit regels"

© Michelle van der Molen



V-Kam Education werkt onder andere voor:

Meer opdrachtgevers