Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO 45001

18 juli 2018

 

Stap 1: PLAN

Wil jij je organisatie naar de nieuwe ISO 45001 norm brengen? Maak kennis met ons handige vierstappenplan volgens de plan-do-check-act cyclus* en wees ervan verzekerd dat je niets over het hoofd ziet.

Bestudeer de nieuwe ISO 45001 norm

Voordat je begint met de invoering van het veiligheidsmanagement- systeem volgens ISO 45001 is het verstandig om de norm en normeisen goed te bestuderen. Kijk niet alleen naar de norm zelf, maar probeer ook via andere kanalen informatie te krijgen over de werking van het veiligheidsmanagementsysteem. Daarbij kun je denken aan https://www.sccm.nl.

> Download Gratis e-book ISO 45001 in 4 stappen(PDF)  

Maak een plan van aanpak

De invoering van een veiligheidsmanagementsysteem begint met een duidelijk plan van aanpak. Hierin beschrijf je welke stappen er moeten worden genomen inclusief de fasering en de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen. Houd rekening met mijlpalen en de hierbij horende output. Houd er ook rekening mee dat verschillende activiteiten gezamenlijk worden uitgevoerd. Daarnaast is het van belang om te kijken naar de raakvlakken met het kwaliteits- en milieumanagementsysteem. Raakvlakkenmanagement is een onmisbaar principe in elk managementsysteem. Daarbij kan het gaan om interacties tussen het aankoopproces en de uitvoering, maar ook tussen het personeel en de uitvoering. Ook is een ploegenwissel een belangrijk moment voor het doorgeven van relevante informatie op het gebied van veiligheid, denk daarbij aan de raakvlakken tussen ploeg 1 en ploeg 2. 

Het plan van aanpak voor de implementatie/aanpassing van het veiligheidsmanagementsysteem geeft een overzicht van de acties die nodig zijn om het veiligheidsmanagementsysteem te implementeren. Een projectorganisatie is onderdeel van dit plan. Communicatie is in deze implementatiefase heel belangrijk. Zorg ervoor dat je helder en duidelijk communiceert over mijlpalen en het verloop van de implementatie. Zo draag je op een positieve manier bij aan de participatie van medewerkers.

*) De ‘plan, do, check, act’-cyclus is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing ontwikkeld door William Edwards Deming. Dit principe gaat ervan uit dat een hogere kwaliteit in je organisatie vraagt om een continue reeks van geplande acties, het ten uitvoer brengen van geplande acties, het checken of de resultaten van de acties zijn zoals beoogd, en het bijsturen of bijstellen van de uitvoering of plannen naar aanleiding van de checkresultaten.

Richt een stuurgroep en werkgroepen op

De projectstructuur bestaat meestal uit een stuurgroep met een coördinator en daaronder verschillende werkgroepen. De stuurgroep rapporteert aan het management, of leden van het managementteam zitten in de stuurgroep. De stuurgroep houdt toezicht op de voortgang van het implementatieproject ISO 45001. Soms kan het nodig zijn om de implementatie van het

veiligheidsmanagementsysteem ISO 45001 bij te stellen, bijvoorbeeld door bijkomende middelen ter beschikking te stellen. De stuurgroep zal hierover beslissen op basis van de voortgang die zij op dat moment ziet. Zij is ook verantwoordelijk voor de communicatie over de implementatie en de bereikte mijlpalen.

De daadwerkelijke uitvoering van het project van implementatie van ISO 45001 gebeurt door werkgroepen. Werkgroepen zijn verantwoordelijk voor het opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies en formulieren. Een werkgroep bestaat uit een lid van de stuurgroep en medewerkers die direct bij de materie betrokken zijn. Werkgroepen kunnen zich richten op de volgende thema’s: personeel en organisatie, het managementproces, productie, onderhoud, communicatie, risicoanalyse en risico-evaluatie.

Ontwerp een veiligheidsbeleid en stel veiligheidsdoelstellingen op

Het veiligheidsmanagementsysteem moet deel uitmaken van de missie en visie van de organisatie. De missie en visie zijn gebaseerd op de normen en waarden van de organisatie. Door te brainstormen komt de directie tot normen en waarden waarop je het veiligheidsbeleid kunt baseren. Je kunt ook een externe instantie opdracht geven om met een voorstel te komen voor het veiligheidsbeleid. Dit voorstel wordt besproken met het management, eventueel aangepast, en beoordeeld op conformiteit met de missie en visie van de organisatie. Deze stappen zorgen ervoor dat het veiligheidsbeleid daadwerkelijk een onderdeel wordt van de missie en visie van de organisatie.

Kiest het management ervoor om zelf te brainstormen? Dan zijn de volgende vragen van belang:

  • Welke activiteiten bevat ons veiligheidsmanagementsysteem (scope, norm par. 4.3)?
  • Wie zijn onze belanghebbenden (4.2) en wat zijn hun behoeften en verwachtingen op het gebied van welzijn,
  • Binnen welke context werkt ons managementsysteem (4.1)?
  • Wat zijn de risico’s en kansen van het managementsysteem (6.1)?

Op basis van deze brainstormsessie wordt het veiligheidsbeleid opgesteld. De veiligheidsdoelstellingen worden door het management geformuleerd op basis  van  het  veiligheidsbeleid en zijn dus afhankelijk van wat de organisatie wil bereiken op het gebied van veiligheid. 

Voer een Gap-analyse of nulmeting uit:

Bij de start van de invoering van het veiligheidsmanagementsysteem gebaseerd op ISO 45001 wil je graag zicht hebben op de huidige en gewenste situatie binnen de organisatie. Het verschil hiertussen

is een gap. De analyse van de gewenste situatie ten opzichte van  de huidige situatie noem je dan ook de zogeheten ‘Gap-analyse’ of nulmeting. Met behulp van deze analyse kun je het verschil tussen de normeisen en de huidige situatie in kaart brengen.

Het belangrijkste doel van de Gap-analyse of nulmeting? Vaststellen in hoeverre het veiligheidsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van de norm ISO 45001. Met een Gap-analyse of nulmeting   kun je het bestaande veiligheidsmanagementsysteem vergelijken met de normeisen van de nieuwe ISO 45001. Je kunt de analyse ook gebruiken om de veranderde eisen vanuit de nieuwe ISO-45001 naast de OHSAS 18001 te leggen.

 

Wat zijn de voordelen van een Gap-analyse?

  • De Gap-analyse legt hiaten in het bestaande veiligheids- managementsysteem bloot en zorgt ervoor dat je een gericht plan van aanpak kunt opstellen.
  • Zwakke punten in het veiligheidsmanagementsysteem worden zichtbaar, zodat je een realistische schatting kunt maken van de stappen die je nog moet nemen om te voldoen aan de eisen van ISO 45001.
  • Als er veel tekortkomingen zijn weet je precies wat je moet verbeteren voordat de certificatie audit kan plaatsvinden.
  • De Gap analyse kijkt ook naar de naleving van de welzijnswetgeving. Daardoor weet je meteen of de organisatie wel of niet voldoet aan de relevante wet- en regelgeving op dit terrein.

Stap 2: DO

Ontwikkel de vereiste systeemelementen en implementeer het managementsysteem

Als het duidelijk is wát er moet gebeuren kun je concreet beginnen met het doorvoeren van het nieuwe managementsysteem. Dit begint met het beschrijven van de processen. Breng processtappen in kaart en werk de nodige in- en output uit met de bijbehorende middelen zoals (stuur)informatie, risico’s en kansen. Besteed ook aandacht aan werkinstructies en formulieren; vernieuw deze of pas bestaande aan. Het is belangrijk dat je dit soort gedocumenteerde informatie begrijpelijk en toegankelijk maakt, zodat het makkelijk te gebruiken is door anderen.

Tijdens de implementatiefase is het van belang dat je een identificatie van de wetgeving uitvoert zodat jouw organisatie zicht krijgt op de wet- en regelgeving. Daarna is het tijd om in een projectplan vast te leggen hoe je deze inventaris gaat actualiseren en hoe je periodiek gaat controleren of de organisatie voldoet aan de wet en regelgeving. Daarbij moet je ook de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) vastleggen. Gaandeweg het traject is er genoeg tijd om de competentie-eisen verder uit te werken. Op basis van het projectplan kan de stuurgroep de werkzaamheden opvolgen en eventueel bijsturen waar dat nodig is.

Zorg voor voldoende middelen voor de implementatie wat betreft kennis en tijd

In de projectplanningsfase is al aandacht aan het tijdsaspect besteed. Je kunt overwegen om externe deskundigen in te schakelen voor de implementatie/aanpassing van het veiligheidsmanagementsysteem naar de nieuwe ISO 45001. Een externe consultant kan ondersteuning bieden bij de implementatie. Je kunt gebruikmaken van zijn/haar deskundigheid en ervaring. Bovendien hebben buitenstaanders vaak meer overtuigingskracht. Het nadeel is dat zij zich eerst moeten inwerken in de organisatie en minder vertrouwd zijn met de organisatie dan interne professionals. Daarnaast verlies je de participatie van eigen medewerkers wanneer je kiest voor externe consultants. Het is afhankelijk van jouw organisatie en de organisatiecultuur welke aanpak in dit geval het beste is.

Tijdens de implementatiefase is het van belang dat je het veiligheidsbewustzijn bij medewerkers vergroot. Daarbij mag je ook onderaannemers niet vergeten. Veiligheid moet binnen de gehele organisatie topprioriteit krijgen. Een interne auditfunctie mag daarbij niet ontbreken...

Leid interne auditors op voor veiligheid en voer interne audits uit

Interne auditors moeten kennis verkrijgen over de nieuwe norm ISO 45001 en over auditvaardigheden. Het is raadzaam om niet te lang te wachten met het opstellen van een auditprogramma en het uitvoeren van interne audits. Je hoeft daarbij niet te wachten tot het hele veiligheidsmanagementsysteem ISP 45001 af is. Integendeel: begin zo vroeg mogelijk met het opleiden van auditors en het uitvoeren van interne audits op basis van de nieuwe ISO 45001. Dit ondersteunt de implementatie en verhoogt de betrokkenheid van medewerkers bij het veiligheidsmanagementsysteem.

Stap 3: CHECK

Overweeg om een pré-audit uit te voeren

Om te toetsen of het veiligheidsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van ISO 45001. Kun je een pré-audit uitvoeren. Hiermee kun je (laten) beoordelen of je organisatie klaar is voor certificatie. 

Laat de certificatieaudit plaatsvinden

Het is belangrijk om je te realiseren dat het veiligheidsmanagement- systeem drie maanden vóór de certificatieaudit ingevoerd moet zijn. Controleer voorafgaand aan de certificatieaudit of de volgende zaken zijn geregeld:

  • Is de directiebeoordeling uitgevoerd?
  • Zijn de interne audits uitgevoerd?
  • Is er een auditplanning aanwezig?
  • Zijn de veiligheidsdoelstellingen vastgesteld?
  • Is er een actieplan aanwezig?
  • Is de naleving van de wetgeving beoordeeld?

Bij goed gevolg van de certificatieaudit ontvangt jouw organisatie een certificaat voor een periode van drie jaar. Tussentijds worden er toezichtsaudits ingepland.

Stap 4: ACT

Stuur bij op basis van de pré-audit en de certificatieaudit

Tijdens de certificatieaudit, maar ook tijdens eigen controles komen vaak tál van aandachtspunten naar voren waar je direct mee aan de slag kunt. Leerzame situaties zijn onder andere:

  • interne audits
  • werkplekinspecties
  • veiligheidsinspecties en meldingen/klachten over veiligheidsproblemen
  • ongevallen of bijna ongevallen
  • observaties

Aan jou de uitdaging om deze verbeterpunten om te zetten in een concreet actieplan!

> Download Gratis e-book ISO 45001 in 4 stappen(PDF)    

© V-Kam Education | Bron: auteur Jan Dillen / bewerkt door Lyjanne Bonsink-Kroek



V-Kam Education werkt onder andere voor:

Meer opdrachtgevers