Het werk van een preventiemedewerker bestaat voor 75% uit communicatie!

29 juni 2012

Als preventiemedewerker kun je van alles bedenken en de mooiste plannen maken, maar je bent niet degene die beslist en ook niet degene die met de oplossing die je bedacht hebt moet werken. Daarom zul je daarover met verschillende partijen in de organisatie moeten praten. Als je goed weet te communiceren kun je de mensen voor je ideeën winnen.

Eigenlijk moet je hier van te voren al over nadenken. Je moet proberen een inschatting te maken hoe verschillende groepen binnen de organisatie tegenover je plannen staan. Afhankelijk daarvan kies je de juiste wijze van communiceren. Met een mooi woord noemen we dit een communicatieplan.

Voor jezelf moet je in dit kader de volgende zaken op een rijtje zetten:

  • Wie zijn de arboactoren met betrekking tot dit onderwerp in de organisatie?
  • Wat voor soort mensen zijn dit?
  • Welke belangen hebben deze mensen?
  • Hoe kun je deze mensen zover krijgen dat ze je voorstellen accepteren?

Cursus preventiemedewerker

Meer weten over het werk en de rol van de preventiemedewerker? Volg de praktische preventiemedewerker cursus.

De arboactoren

Bij het arbobeleid is uiteindelijk iedereen in de organisatie betrokken. In de eerste plaats natuurlijk de werkgever. Deze moet uiteindelijk zijn fiat geven en de middelen vrijmaken om het arbobeleid uit te kunnen voeren. Daarmee is de werkgever een zeer belangrijke sleutelfiguur. Een tweede belangrijke partij is de ondernemingsraad. De ondernemingsraad heeft immers instemmingsrecht als het gaat om het arbobeleid. Op deze manier is de ondernemingsraad in staat het beleid voor langere tijd te blokkeren, indien zij het hiermee niet eens is. Maar er zijn nog andere zeer belangrijke groepen in de organisatie die bepalend kunnen zijn voor het slagen van het arbobeleid: de leidinggevenden en de werknemers. Deze twee partijen zijn feitelijk degenen die het arbobeleid in de praktijk moeten uitvoeren. Staan zij er niet achter dan zullen zij ongetwijfeld alles in het werk stellen om de voorgestelde maatregelen te blokkeren.

Het is aan jou als preventiemedewerker om al deze partijen te winnen voor het arbobeleid. Daartoe zul je moeten communiceren. Het is goed je te bedenken dat de boodschap die je uit wilt dragen voor iedere groep in de organisatie anders kan zijn. Iedereen heeft zo zijn eigen belangen. Het is belangrijk dat je op zoek gaat naar deze belangen en de partij die je aanspreekt duidelijk maakt hoe zijn belang gediend wordt met de voorstellen.

Mensen in soorten

Als preventiemedewerker krijg je te maken met verschillende soorten mensen. Teneinde effectief te kunnen communiceren is het van belang dat je weet wat voor soort persoon je tegenover je hebt. Er bestaan heel veel manieren om mensen in organisaties in te delen. Hier gaan we uit van de zogenaamde 'Roos van Leary'.

In dit model worden twee assen onderscheiden. De horizontale as heeft betrekking op de relatie die iemand met een ander heeft. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen ‘samen-gedrag’ en ‘tegen-gedrag’. Met ‘samen’ wordt bedoeld dat iemand met een ander door één deur wil of kan. Er bestaan dan affiniteit met de ander. ‘Samen’ betekent dat het gedrag van de mensen gericht is op acceptatie van elkaar, veelal op basis van wederzijds respect. Met ‘tegen' wordt bedoeld dat iemand niet echt met de ander door één deur wil of kan. Er bestaat vijandigheid naar de ander. ‘Tegen’ betekent dus dat het gedrag van de mensen is gericht op andere belangen dan acceptatie. Soms is het zelfs volledig tegengesteld aan acceptatie.

De verticale as staat voor de opstelling die iemand ten opzichte van een ander heeft. Er wordt onderscheid gemaakt tussen ‘boven-gedrag’ en ‘onder-gedrag’. Met ‘boven’ wordt bedoeld dat iemand dominant gedrag vertoont naar de ander. Iemand beschouwt zich ‘de meerdere’ van de ander. ‘Boven’ betekent dus dat het gedrag van de mensen is gericht op veel invloed ten opzichte van de ander. Met ‘onder’ wordt bedoeld dat iemand onderdanig gedrag vertoont naar de ander. Iemand beschouwt zich op dat moment als ‘ondergeschikte’ van de ander. ‘Onder’ betekent dus dat het gedrag nauwelijks of niet gericht is op veel invloed ten opzichte van de ander. De combinaties van de twee assen leiden tot vier hoofdrollen:

  • Een leidingnemend persoon is over het algemeen initiatiefrijk en vriendelijk. Hij of zij heeft oog voor de belangen van de ander en is tegelijkertijd doortastend. Leidingnemende personen zijn in de ogen van anderen vaak welbespraakt, hartelijk en joviaal. Andere typeringen die vaak van toepassing zijn; overtuigend, communicatief, aanwezig. In hun enthousiasme kunnen ze zich wel eens vergalopperen of te druk zijn. Uitlokken van gedrag: Als iemand zich leidingnemend opstelt, zeker als dit gedrag krachtig wordt ingezet, zal dat bij de ander aanpassend gedrag oproepen. Indien ongewenst, kan leidingnemend gedrag het beste worden weerstaan met aanvallend gedrag. Hierdoor wordt een leidinggevend persoon gedwongen zich defensief op te stellen.
  • Een defensief ingesteld persoon is over het algemeen reactief en zakelijk. Hij of zij kijkt eerder de kat uit de boom en zal niet snel het initiatief nemen. Daarnaast is een defensief persoon over het algemeen vrij zakelijk ingesteld en stelt zich daardoor, vaak in de ogen van de ander, minder vriendelijk op. Defensieve personen zijn vaak afstandelijk, behoudend en stug. Door hun defensieve houding kunnen ze zich wel eens verongelijkt voelen of klagerig overkomen. Uitlokken van gedrag: Als iemand zich defensief opstelt, zal dat bij de ander aanvallend gedrag oproepen. Indien ongewenst, kan defensief gedrag het beste worden weerstaan met aanpassend gedrag. Hierdoor wordt het initiatief bij de defensieve persoon gelegd en kan deze 'de schuld' niet afschuiven.
  • Een aanpassend persoon is over het algemeen volgzaam en vriendelijk. Ze vermijden ruzie, zijn georiënteerd op het belang van de ander en laten het initiatief vaak over aan de ander. Aanpassende personen zijn vaak zachtaardig, bescheiden en invoelend. Andere typeringen die vaak van toepassing zijn; warm, trouw, coöperatief. In hun volgzaamheid kunnen ze zich wel eens wegcijferen of zijn ze soms naïef. Uitlokken van gedrag: Als iemand zich aanpassend opstelt, zal dat bij de ander leidinggevend gedrag oproepen. Indien ongewenst, kan aanpassend gedrag het beste worden weerstaan met defensief gedrag. Hierdoor wordt een aanpassend persoon gedwongen het heft in handen te nemen.
  • Een aanvallend persoon is over het algemeen initiatiefrijk en zakelijk. Hij of zij handelt vaak uit eigen belang en niet uit dat van de ander of de groep. Aanvallend ingestelde personen zijn vaak streng, koelbloedig en autoritair. Andere typeringen die vaak van toepassing zijn; zelfverzekerd, uitdagend, dominant. Zeer aanvallend ingestelde personen kunnen bazig overkomen of hebben de neiging te commanderen. Uitlokken van gedrag: Als iemand zich aanvallend opstelt, zeker als dit gedrag krachtig wordt ingezet, zal dat bij de ander defensief gedrag oproepen. Indien ongewenst, kan aanvallend gedrag het beste worden weerstaan met leidinggevend gedrag. Hierdoor wordt een aanvallende persoon gedwongen zich meer volgzaam op te stellen.
En dan nu terug naar de praktijk. Als preventiemedewerker is het van belang te weten welk soort gedrag je zelf vertoont, want je eigen gedrag roept onherroepelijk gedrag bij de ander op (samen-gedrag roept altijd samen-gedrag op bij de ander, tegen-gedrag roept tegen-gedrag op. Boven-gedrag roept onder-gedrag op en omgekeerd roep onder-gedrag, bovengedrag-op). Het kan in de praktijk noodzakelijk zijn dat je gedrag dat dominant bij jou aanwezig is verlaat en daarvoor in de plaats een ander gedrag plaatst, afhankelijk van de persoon met wie je te maken hebt.
 

Belangen van mensen

Behalve te weten hoe mensen reageren en welk gedrag je daar het beste zelf tegenover kunt stellen, is het ook goed om inzicht te hebben in de belangen die de mensen hebben aan wie je de plannen moet voorleggen en van wie je medewerking nodig hebt. We hebben hiervoor reeds een viertal sleutelgroepen in de organisatie benoemd:

  • De werkgever: het primaire belang van de werkgever is de continuïteit van het bedrijf. Dit betekent voor hem dat het bedrijf financieel-economisch en maatschappelijk levensvatbaar moet zijn. Financieel-economisch spreekt voor zich. Maatschappelijk betekent dat de maatschappij bereid is te investeren in het bedrijf en de producten van het bedrijf te kopen. Factoren die er toe bijdragen dat aan één van deze aspecten geweld wordt aangedaan zal de werkgever tegen willen gaan. Als bijvoorbeeld de kostprijs van het product ten opzichte van de concurrent te hoog wordt, omdat er sprake is van een hoog ziekteverzuim, dan zal de werkgever daar iets aan willen doen.
  • De ondernemingsraad: Ook de ondernemingsraad heeft belang bij de continuïteit van het bedrijf, omdat anders de werkgelegenheid in het gedrang komt. Daarnaast heeft de ondernemingsraad ook belang bij een ‘tevreden’ achterban.
  • De leidinggevende: de leidinggevende heeft een moeilijke middenpositie. In de eerste plaats heeft hij te maken met een werkgever die hem vraagt de vereiste productie te realiseren tegen zo gering mogelijke kosten. Aan de andere kant heeft hij te maken met de werknemers met wie hij deze doelen moet zien te realiseren. Deze werknemers hebben vaak velerlei eisen als het gaat om de werkomstandigheden.
  • De werknemers: het primaire belang van de werknemers is een goed salaris. Daarnaast willen zij goede werkomstandigheden, maar ze zullen al snel bereid zijn hier een stapje terug te doen als dat betekent dat ze meer salaris kunnen krijgen.

Als preventiemedewerker moet je deze belangen goed voor ogen houden. Door je oor goed te luister te leggen bij de verschillende groepen, kun je een redelijk goede inschatting maken van de belangen die de verschillende groepen hebben. Als je maatregelen wilt treffen ter verbetering van de arbeidsomstandigheden moet je deze zo goed mogelijk laten aansluiten bij de belangen van deze groepen. Lukt het je niet om te laten zien dat je voorstel een van de belangen van een groep ondersteunt, dan is dat plan eigenlijk al gedoemd te mislukken, omdat een belangrijk stuk draagvlak ontbreekt. Overigens is het niet zo dat een voorstel dat je doet altijd in strijd is met een belang van een groep. Als een maatregel op het gebied van de arbeidsomstandigheden voor de werknemers geen negatieve impact heeft op hun belangen, zullen ze de maatregel zonder meer accepteren.

Voorstellen geaccepteerd krijgen

Het belangrijkste is dat je aanhaakt bij de belangen die de mensen hebben. Daarnaast is het belangrijk dat je de mensen op de juiste manier aanspreekt. Met andere woorden dat je een stijl van aanspreken kiest, die past bij de houding en het gedrag van deze mensen. Het gaat dus om de wijze van communiceren en om de inhoud van de boodschap. Maak dus gewoon voor ieder gesprek een kort plannetje.

Bron: Pieter Diehl/Werk & Veiligheid



V-Kam Education werkt onder andere voor:

Meer opdrachtgevers